マイナンバーコラム | 介護・福祉系　法律事務所 おかげさま

平成28年1月以降、要介護認定等の申請事務についても個人番号の記載が義務付けられることとなりましたが、認知症であり後見人も就いていない様な介護保険サービスのご利用者に関し、周囲の事業者等支援者はどのように、またどこまで関わるべきでしょうか。

この問題につき、平成27年12月15日、厚生労働省より「介護保険最新情報Vol.506(介護保険分野等における番号制度の導入について（依頼）[PDF:1.2MB]」（以下「本通知」といいます）が発出されました。本通知には、介護保険関係事務に関する保険者および介護事業者の関わり方や注意点、Q&A 等が掲載されています。

外岡はこの利用者のマイナンバー取扱いの問題につき、ホームページ「外岡さんに聞いてみよう」 において、随時方針を考えまとめた資料等を公表してきました。（本事務所ホームページ掲載の過去のコラム「「介護事業者は利用者に送られる通知カードに関しどのように関わるべきか」についてはこちら 。）

今回厚労省より出された本通知の内容は、結論からいうと「事業所が利用者の代わりに記載業務を行っても差し支えないが、利用者本人が認知症等であれば無理に埋める必要は無い」というものであり、ほぼこれまでの外岡の見解と合致しています。これは実務に配慮したものであり妥当なものと評価できますが、細かい点や状況に応じた対応方法の整理、考え方の理解など尚補足が必要な点も多くみられるため、本ページにおいて以下本通知の解説を中心に、マイナンバー制度の実務的運用に必要な法的知識や実務上想定されるQ&A 等をまとめました。皆さまの参考になれば幸いです。

介護保険給付の申請書等に個人番号を記載することは、法令に基づく義務であるため、基本的には申請等を行う者に申請書等への個人番号の記載を求めることとなるが、申請者等が高齢であることにも鑑み、申請受付時等の対応は下記のとおり柔軟に行うこととしています。
（6．個人番号導入に伴う配慮について（1）申請書受付時の配慮」通知11ページ以下）

「各種申請については、原則として個人番号の記載を求めることとなるが、その際、申請者が自身の個人番号がわからず申請書等への個人番号の記載が難しい場合等には、市町村の住民基本台帳又は住民基本台帳ネットワーク等を用いて当該申請者の個人番号を検索し、職員が記載して差し支えないこと。」
（6．個人番号導入に伴う配慮について（1）通知12 ページ）
「本人が認知症等で意思表示能力が著しく低下しており、代理権の授与が困難である場合等には、申請書に個人番号を記載せずに受け付けること。」（6（.2）③本人確認の措置における配慮」通知14 ページ）

保管についても同様であり、利用者から依頼があっても個人番号自体を書き取り、或いは通知カードの写真を撮る等して恒常的に番号を保管することはできません。

9 Q&A 問3 通知18 ページ

居宅介護支援事業者の職員や施設職員などが申請代行を行う場合、これらの者が被保険者の個人番号を知り得ることになるが、個人番号の漏洩や悪用を防ぐためにどのような方策があるのか。

事業所が、本人の委任を受け、マイナンバーを記載事項に含む申請書の代理申請を行うことは可能。この場合、代理人は代理権の範囲内で業務を行っているに過ぎないため、これを超える範囲で個人番号を取り扱うことは認められない。
たとえば、本人の委任の範囲を超えて、申請時に視認したマイナンバーを控えて事業所にストックしておくことや、それを利用して保険者に資格確認を行うことなどは許されず、違反をした場合、特定個人情報保護委員会の措置命令やそれに背いた場合の罰則の対象となる可能性もある。個人情報保護法においては個人情報データベース等の作成に制限を設けていないことから、個人番号部分を復元できないように当該部分を黒塗りする等のマスキング処理をして個人情報保護法における個人情報とすることにより、個人情報保護法の規定に従って個人情報データベース等を作成することができます。

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その他、
「同一の給付の2回目以降の申請等の際には、保険者において初回の申請により当該申請者の個人番号を既に保有していると確認できる場合には、申請窓口において個人番号の記載を求めないこととしても差し支えない」とされています（6．（1）通知12 ページ）。
また、「郵送による提出の場合は、本人確認のための書類は、写しにより申請を受け付けて差し支えない」とされています（6．（3）通知14 ページ）

本通知は、利用者のカード自体を事業者が預かることについては言及していません。
もっとも実務上、特別養護老人ホーム等の施設においては多数の入居者が施設に住民登録をしているため、認知症の方も含めまとめて施設側で通知カードを預かるという対応を採った所も多いでしょう。
整理しましたのでご参照ください。

預かった通知カードは本来施設が永続的に保管すべきものではなく、また個人番号は今後年金等紐づけが進み様々な場面で必要となってくるため、家族（できれば後見人が就任することが望ましい）が普段保管すべきといえます。そこで、各利用者の家族に連絡し、「通知カードを預かっているので取りに来てほしい」と伝えます。

ご利用者の通知カード等を預かることは、一律にすべきではありません。

施設と違い複数の事業所が出入りする利用者宅において、特定の事業者が（例えそれがケアマネージャーであっても）当該利用者から通知カード等を預かるという特別な関係をつくることは紛失リスクの観点から危険であるためです。

カード等を一時的に預かることができるのは、飽くまで施設とその入居者という特殊な関係にあるためであるといえます。

なお、施設として預かる場合であっても、それは「カード自体を」預かるに過ぎないのであって、前述の様に個人番号を従業員との関係と同様に書き取り一枚の紙にまとめて記録することは許されないことに注意してください。それは一重に、雇用関係と違い利用者との関係では事業所は「関係事務実施者」に該当しないためです。

もっとも、家族にカードを引き渡せたとしても、その家族が親なり本人のマイナンバーを申請書類等に記入できるかというと、本人が認知症であれば法定代理人（後見人）に就任していない限り「権限がない」ということになってしまうのです。
更に施設側としても、利用者の個人番号を控えることはできない以上、現実に認知症であり後見人もいない入居者については（家族がいなければ尚更）、個人番号を記入する方策は存在しない場合が多いといえるでしょう。その場合は要点①のとおり、空欄で出さざるを得ないことになります。

その場合の要件はこれまでみてきた申請書類の記載と同様ですが、詳細は総務省が運用指針（「通知カードの運用上の留意事項」）を発表し、各自治体がこれを基に独自の手続を定めています。個人番号カードへの切替については、施設であればそこに行政職員が出張し施設単位でまとめて行う方法も可能とされており、個別に応じる前に便利な方法が無いか、最寄りの自治体マイナンバー課に尋ねてみるとよいでしょう。

懸念されるのは、施設等で入居者の個人的手続を一手に引き受け、要介護度の更新で毎年必要だからという理由で利用者の個人番号リストを作成・保管してしまう事態です。
個人番号欄は空欄で提出しても、最終的には行政の方で探索・補充してくれますので、無理に管理しようとせず未記入のまま提出する様にしてください。

こちらもB(2：在宅の場合)で述べた通りですが、補足しますと、例えば認知症の利用者がごみを溜めた家に一人で住んでおり、通知カードをすぐ紛失しそうであるといった特殊な状況下で緊急性が認められる場合には、例外的にヘルパーが一時的に預かるという措置をとることは可能です（これを民法上「事務管理」といいます）。
もっとも飽くまで一時措置であるため、包括や行政に報告し指示を仰ぎましょう。

これまでの解説の理解の為、裏付けとなる法律知識および　基本的なルールについて説明します。

「介護事業者が利用者のためにできること」のチャートで紹介したように事業者がマイナンバー関連業務を代行する場合は、通常「任意代理」として行うことになります。
代理人に選任する行為を「委任」といいますが、本来口頭でも成立するものであり、委任状を提出するのは本人の意思を書面で確認するために過ぎません。

逆にいえば、氏名さえ書ければ委任状は作成できてしまうため、利用者がその内容を十分理解していないということもあり得ます。完全な意思能力があるか疑問が残る場合は、無理に代理として行動しない方が無難でしょう。

関係事務実施者の例としては、「従業員とその雇用者」が典型です。
雇用者は、雇用に伴う当然の義務として従業員の社会保障や税等に関する手続を行うため、本来必要なものとして各従業員から個人番号を聞き出し、一覧表を作成する等して継続的に保管することができるのです。勿論、保管できる反面それだけ厳格な安全措置が求められます。

本通知の要点：②で解説したとおり、例えば要介護度の更新につき、施設であれば元々施設が利用者のために行わなければならない業務ではありません。従って当該業務につき事業者は関係事務実施者に当たらず、利用者のマイナンバーを集め保管することもできないということになるのです。もっとも、利用者から依頼（委任）を受け「個別に」当該業務を代行することは、一般法たる民法の理論により可能です。ですが、飽くまで個別に受ける権限であるため、恒常的に利用者のナンバーを事業者の方で集め保管することまでは認められない、ということです。

この点（本来的業務としてはできないが、個別に受任すればできる）を混同しないよう注意が必要です。

「外岡さんに聞いてみよう！」に掲載されたQAの一部を転載します。